Un bureau bien pensé et bien “designé” peut être un facteur déterminant dans le recrutement et la rétention de vos talents. De nos jours, les nouveaux espaces de travail peuvent offrir des “flex desk”: des espaces de travail dédiées sur des plateaux de coworking ainsi que des espaces de travail collaboratif uniquement délimités par des panneaux en verre.

Ces nouveaux espaces de travail peuvent avoir l’air « branchés » et participent à la culture d’entreprise: transparence, ouverture d’esprit, esprit d’équipe, …

Ces « open space » possèdent de nombreux bénéfices.

Tout d’abord, la lumière : les espaces de travail peuvent être baignés de lumière naturelle… ou pas. Une récente étude démontre que les collaborateurs travaillant sous une lumière artificielle étaient plus vite enclins à piquer du nez que ceux travaillant sous une agréable et douce lumière naturelle. Cette même étude souligne aussi l’importance d’une vue sur la nature: sur des jardins, des arbres ou des cours d’eau seraient plus productifs, plus patients, moins frustrés que ceux ayant une vue sur un building ou encore sur … un mur ou un collègue !

Ces espaces de travail construits de panneaux et de murs en verre auraient plusieurs avantages : la diffusion de la lumière naturelle mais aussi … de substantielles économies d’échelle !

Certes … Mais ces open space possèdent aussi un côté obscur. Une étude menée par l’Université de Sydney en 2013 a mis l’accent sur un problème majeure : le manque d’intimité acoustique qui nuit sur le moral et la concentration des collaborateurs.

Pire encore, une autre étude menée en 2014 par Ipsos et Steelcase a relevé que les travailleurs perdaient en moyenne 86 minutes à cause de distractions sonores.

Posez la question à votre famille, ami ou collègue ; n’importe quel travailleur témoignerait de ses propres nuisances sonores : discussions élevées entre collègues, imprimantes bruyantes, sonneries de téléphone stridentes, bruit de la climatisation, … ou le collègue qui parle tout seul!

Alors est-il possible d’avoir un open space pimpant, » hype » où règne silence, quiétude et productivité ?

La réponse est fort heureusement : OUI !

Voici quelques conseils que les entreprises pourraient mettre en oeuvre pour retrouver une paix sonore..

1. Dédiez des espaces au silence

Les entreprises pourraient convertir les salles de réunions ou les locaux inutilisés en “espace de silence”. Les employés s’y rendraient lorsqu’ils doivent absolument travailler au calme sur un projet important ou nécessitant une concentration élevée. L’avantage est donc d’augmenter la productivité lorsque le besoin s’en fait ressentir. Attention à ce que ce ne soit pas toujours les mêmes qui les utilisent!

2. Dédiez des espaces au bruit

De façon totalement opposée, les entreprises pourraient décider de dédier des salles aux interactions verbales, aux discussions, aux brainstormings, … bref au bruit!. Les zones telles que le réfectoire, la kitchinette, la cafétéria s’y prêtent bien. Mais il serait aussi possible de créer des zones dédiées aux appels téléphoniques. Ainsi les employés assis à leurs bureaux devraient être le plus silencieux possible et respectueux de leurs collègues. Besoin de parler, d’échanger ou de téléphoner ? Dirigez-les vers ces espaces dédiés aux bruits.

3. Masquer le son en augmentant le bruit de fond

Ça à l’air un peu aberrant. Et pourtant ! Ajouter un bruit de fond agréable pourrait le rendre plus silencieux. Bruits blancs, bruits roses, bruits naturels, fontaines d’eaux, etc. pourraient masquer les bruit gênants évoqués ci-dessus (conversations, sonneries, photocopieuses, climatisation, etc.)

4. Mettre en place des matériaux absorbant le bruit (sans toucher au design)

Pour les entreprises qui font face à de sérieux problèmes de bruits, comme les call-center ou les espaces de coworking, il existe heureusement des solutions esthétiques pour pallier à ces problèmes et réduire ainsi le bruit.

Les open space déployés dans des locaux rénovés (anciennes industries, imprimeries, moulins, etc.) peuvent aussi faire face à de solides problèmes de diffusion de bruits aériens. Les surfaces dures de ces endroits (planchers, poutres métalliques apparentes, murs en brique) absorbent très mal le bruit et le répercutent à travers l’espace de travail.

Des solutions ( déjà évoquées sur ce blog 10 idées de décoration intérieure pour s’isoler du bruit ) existent cependant : mettre des tapis, des tentures, des bibliothèques remplies de livres, des sofas en tissu, des plantes, etc. C’est chic, pas (trop) cher et cela donnera une ambiance beaucoup plus conviviale pour vos collaborateurs et vos clients !

Certes plus onéreuses, il existe aussi des solutions telles que des décorations murales en matériaux absorbant ou encore des murs végétaux.

Les quatre solutions évoquées ci-dessus sont des moyens collectifs. Une bonne manière de vivre ensemble. Si votre employeur ou votre entreprise n’a pas les moyens d’investir dans ces solutions, il existe néanmoins des solutions individuelles.

5. Faites-vous entendre !

Vous trouvez que vos collègues sont bruyants ? Que la photocopieuse ou l’imprimante fait trop de bruit ? Que la climatisation émet un bruit ronflant mais irritant ? Référez-en à votre hiérarchie ! Faites du bruit, même si c’est par mail 🙂

Soyez assurés que votre hiérarchie, bien souvent à l’écart des nuisances sonores, ne se rend pas nécessairement compte du bruit qui règne à votre poste de travail et qu’il suffit de le signaler pour trouver une solution.

Mieux… Formez une délégation de quelques travailleurs afin de donnez du poids à votre requête mais aussi pour trouver et proposer des solutions à plusieurs. Une initiative menée par plusieurs collaborateurs sera toujours mieux accueillie tant par la hiérarchie que par vos collègues.

Bref : dialoguez, échangez et innovez … sans faire trop de bruit bien entendu.

6. Utiliser un indicateur

Vous trouvez que vous êtes interrompus en permanence par vos collègues ? Donnez-leur un signal clair et sans ambigüité.

Des solutions existent comme ce gadget USB de la compagnie Luxafor (http://luxafor.com/). Vert : vous pouvez être interrompu. Rouge : ne pas déranger.

Simple mais efficace! Attention cependant à ne pas en abuser et pensez à organiser des plages où l’on peut dialoguer avec vous.

Ou sinon, utilisez une figurine humoristique sur votre bureau lorsque vous ne voulez pas être dérangé.

7. Portez un casque audio

Dernière solution tout aussi efficace, portez un casque sans nécessairement mettre de la musique ! D’après certaines recherches le simple fait de porter des écouteurs augmenteraient votre concentration et votre productivité de près de 20%.

De plus le port du casque émet un signal clair à vos collègues : celui de ne pas vouloir être dérangé.

A bon entendeur !